Akros Mimarlık
Fuar Hazırlık Kontrol Listesi
Altı ay öncesinden söküm gününe kadar, sırayla neyin yapıldığı. Alan başvurusu, teknik şartname, tasarım onayı, üretim, nakliye, kurulum ve söküm.
Fuar hazırlığında en pahalı hata geç kalmaktır. Alan seçimi, teknik şartname ve tasarım onayı birbirini bekleyen üç iştir; biri kayınca hepsi kayar.
Aşağıdaki liste her fuara birebir uymaz. Yurt içi bir fuarda nakliye bir günlük iştir, Avrupa’da üç haftalık. Sıra yine de değişmez: önce alan, sonra şartname, sonra tasarım, sonra üretim.
Bütçe tarafını ayrı tuttuk; kalem kalem maliyet hesaplama sayfasında. Stand tipine göre kurulum süreleri stand tipleri sayfasında.
01
Altı aydan dört haftaya
İlk üç ay karar ayıdır, üretim yoktur. Alan tutulur, hedef yazılır, teknik şartname okunur ve tasarım brief’i çıkar. Bu aşamada verilen kararlar sonradan ucuza değişmez: konum ve açık cephe sayısı bütçeyi tasarımdan önce belirler.
Tasarım onayı ile fuar arasında dört hafta bırakın. Üretim normal takvimde yürür, grafik dosyaları baskıya rahat yetişir. İki haftaya sıkışan iş hızlandırma maliyeti doğurur ve hata payı büyür.
Teknik şartname çoğu merkezde kayıt aşamasında geliyor; Messe Frankfurt gibi merkezlerde belge alan onayıyla birlikte yayımlanıyor. Yükseklik sınırı, asma izni, zemin yükü ve elektrik kapasitesi tasarımın girdisidir.
- 01
6 ay kala
Alan başvurusu ve konum seçimi. Fuar idaresinden kat planını isteyin; sıra, köşe ve ada arasındaki fark bütçeye tasarımdan önce yansır.
- 02
4 ay kala
Teknik şartname okunur. Yükseklik sınırı, asma izni, zemin yükü ve elektrik kapasitesi çıkarılır. İkinci kat düşünülüyorsa izin sorusu bu ayda sorulur.
- 03
3 ay kala
Brief ve konsept yönü. Hedef netleşir: yeni müşteri mi, mevcut müşteriyle görüşme mi, ürün lansmanı mı. Kat planı buna göre kurulur.
- 04
8 hafta kala
Tasarım onayı ve sözleşme. Onaylanan üç boyutlu görsel sözleşmenin ekidir; bu tarihten sonra kurgu değişikliği maliyet doğurur.
- 05
4 hafta kala
Üretim ve grafik baskı. Marka kılavuzuna göre dosyalar teslim edilir. Sonradan gelen logo veya slogan değişikliği baskıyı tekrarlatır.
- 06
1 hafta kala
Nakliye ve gümrük. Yurt dışı işlerde ATA karnesi ve sevkiyat penceresi bu haftada kapanır. Ürün ve numune listesi de aynı sevkiyata girer.
- 07
Kurulum ve söküm
Saha kurulumu stand tipine göre 1–10 gün. Söküm fuarın son saatinde başlar; tekrar kullanılacak parçalar numaralanıp depoya döner.
02
Fuar haftası
Kurulum gününün listesi kısadır: standın yerinde olduğunu, elektriğin verildiğini ve grafiklerin doğru asıldığını görmek. Ürün ve numune kutuları çoğu zaman son gün gelir; kimin karşılayacağı önceden yazılmalı.
Sahada duracak personelin listesi, vardiya saatleri ve görüşme kaydının nasıl tutulacağı kurulumdan önce belli olmalı. Fuarın dönüşünü ölçen tek şey bu kayıttır. Katılım bütçesinin bütününe bakmayı AUMA yayınları da hatırlatıyor.
Söküm saatini fuar idaresi belirler ve gecikme ceza doğurur. Kurulum ve söküm aynı sözleşmenin içindeyse bu saat sizin sorununuz olmaz.
| Zaman | İş | Kimde |
|---|---|---|
| 6 ay kala | Alan başvurusu, konum ve açık cephe | Katılımcı |
| 4 ay kala | Teknik şartname ve kısıtların çıkarılması | Akros |
| 3 ay kala | Brief, hedef ve konsept yönü | Ortak |
| 8 hafta kala | Tasarım onayı ve sözleşme | Ortak |
| 4 hafta kala | Üretim, grafik dosyaları ve baskı | Akros |
| 2 hafta kala | Ürün, numune ve tanıtım malzemesi listesi | Katılımcı |
| 1 hafta kala | Nakliye, ATA karnesi ve gümrük | Akros |
| Kurulum | Saha montajı, elektrik ve grafik kontrolü | Akros |
| Fuar günleri | Vardiya, görüşme kaydı ve stok takibi | Katılımcı |
| Söküm | Demontaj, numaralama ve depolama | Akros |
- Kaç ay önceden başlamak gerekir?
Altı ay rahat bir takvimdir. Üç ay da yeter. İki ayın altında stand tipi seçenekleri daralır ve hızlandırma maliyeti çıkar.
- Teknik şartnameyi kim okur?
Biz okuruz. Yükseklik, asma izni, zemin yükü ve elektrik kapasitesi tasarım başlamadan çıkarılır. Sizden fuarın adı ve alan bilgisi yeterli.
- Ürün ve numuneleri stand nakliyesiyle gönderebilir miyiz?
Çoğu durumda evet, ama ayrı beyan gerekir. Yurt dışı fuarlarda ürünün gümrük statüsü stand malzemesinden farklıdır. Listeyi bir hafta önceden alırsak aynı sevkiyata koyarız.
Fuar tarihiniz belli mi?
Fuarın adı, tarihi, alan ölçüsü ve açık cephe sayısı yeterli. İki iş günü içinde konsept ve bütçe aralığıyla dönüyoruz.