Fuar merkezleri
Koelnmesse’de kurulum takvimi
Ömer Faruk Süer · Kıdemli Satış Yöneticisi · 3 dakika · Son güncelleme:
Kısa cevap
Koelnmesse’de kurulum takvimi nasıl kurulur?
Takvim merkezden geriye doğru kurulur. Merkez her fuar için onay çizimi teslim tarihi, teknik sipariş kesim tarihleri, kurulum başlangıcı ve salonun boşaltılacağı saati yayımlar. Katılımcının planı bu tarihlerin arasına yerleştirilir, tersi değil. Pratikte üretim programı kurulum başlangıcına göre değil, nakliyenin yola çıkış tarihine göre kapatılır; yurt dışı fuarlarda bu tarih kurulumdan günlerce öncedir. Tüm değerler fuara özel teknik şartnamede yer alır ve her dönem güncellenir.
Geriye doğru planlamak
Kurulum takvimi ileri değil, geriye doğru kurulur. Başlangıç noktası fuarın açılış günü değil, merkezin yayımladığı en erken sabit tarihtir: onay çizimlerinin teslim günü. Ondan sonra teknik sipariş kesimleri, sonra nakliyenin yola çıkış tarihi, sonra kurulum penceresi gelir.
Yurt dışı fuarlarda nakliye tarihi belirleyicidir. Araç yola çıktıktan sonra üretimde değişiklik yapılamaz; dolayısıyla üretim, kurulumdan değil bu tarihten geriye doğru planlanır. Aradaki fark bir haftayı bulabilir.
Bu yüzden tasarım aşaması yurt dışı fuarlarda daha erken kapatılır. Aynı tasarım süresi, aynı üretim süresi, ama arada nakliye ve gümrük vardır. Takvimi kurarken merkezin yayımladığı tarihleri kendi tablonuza aynen kopyalayın, yorumlamayın. Bir tarih “yaklaşık” olarak yazıldığında hazırlık boyunca esnetilir ve son haftada bu esneme geri alınamaz hâle gelir. Tabloyu tutan kişi, tarihlerin hangi belgeden geldiğini de yazmalıdır.
Sipariş kesim tarihleri
Elektrik, su, internet, temizlik, mobilya kiralama ve atık hizmetlerinin her biri ayrı bir siparişe ve ayrı bir kesim tarihine sahiptir. Kesim tarihinden sonra verilen siparişler çoğu merkezde ek ücretle karşılanır ve bazıları hiç karşılanmaz. Bu tarihleri tek bir tabloya yazmak, hazırlığın en verimli yarım saatidir.
Elektrik yükü özellikle dikkat ister. Bildirilen yük standın aydınlatma, ekran ve varsa mutfak ekipmanının toplamına göre hesaplanır. Sonradan artırım hem ücrete hem salon altyapısının müsaitliğine bağlıdır.
Bir başka sık atlanan kalem, kurulum sırasında kullanılacak geçici elektriktir. Bu, fuar süresince kullanılan bağlantıdan ayrı sipariş edilebilir ve unutulduğunda kurulumun ilk saatleri kaybedilir. Siparişleri verirken onay yazılarını da saklayın. Fuar haftasında çıkan tartışmaların çoğu, verilmiş sanılan ama kaydı bulunmayan siparişlerden doğar. Onay yazısı olan bir sipariş, sahada beş dakikada çözülür; olmayan bir sipariş yeniden verilir ve ek ücretle karşılanır.
Gecikmenin bedeli
Kurulum takviminde gecikmenin bedeli doğrusal değildir. Onay dosyasında bir haftalık gecikme, revizyon istenirse üretimde iki haftaya dönüşebilir. Nakliyede bir günlük gecikme, sınırda bekleme eklenince kurulumun ilk gününü tamamen alabilir.
Bu yüzden takvimde yastık payı tek bir yere değil, üç yere konur: onay dosyasından sonra, üretim bitişinden sonra, nakliye varışından sonra. Tek bir yerde toplanan pay, ilk aksamada tükenir.
Söküm tarafında pay koymak mümkün değildir; saat sabittir. Buradaki tek esneklik, hangi malzemenin depoya hangisinin imhaya gideceğinin önceden kararlaştırılmış olmasıdır. Tekrar kullanım kararı maliyet tarafını da değiştirir. Takvimde bir kayma olduğunda kimin haberdar edileceği de önceden yazılmalıdır. Nakliyeci, saha ekibi ve fuar idaresi aynı gün bilgilendirilmezse, aksama tek bir noktadan üç ayrı noktaya yayılır. Tek bir haber zinciri kurmak, gecikmenin maliyetini belirgin şekilde düşürür.
Kurulum penceresi uzatılabilir mi?
Bazı merkezlerde erken giriş ek ücretle mümkündür ve önceden başvuru ister. Söküm tarafında uzatma genellikle mümkün değildir.
Sipariş kesim tarihlerini kim takip eder?
Tek bir kişi. Kalemler farklı departmanlara dağıldığında tarihlerden biri mutlaka kaçar; tabloyu tutan kişi karar yetkisine de sahip olmalıdır.
Kaynaklar
- Katılımcı bilgileri — Koelnmesse
- Alman Fuar Sanayi Birliği — AUMA
- Fuar merkezi teknik şartnameleri — Messe Frankfurt