Yurt dışı fuar için zaman çizelgesi

1–10 gün

çizelgenin sonundaki saha kurulum penceresi

Stand tipleri

Nakliye, ATA karnesi, gümrük

çizelgeye eklenen ve tampon gerektiren üç adım

Fuar standı hizmetleri

İlk blok: sözleşme ve şartname

Alan sözleşmesi imzalandığında metrekare, açık cephe sayısı ve konum belli olur. Bu üç bilgi olmadan tasarım başlamaz. Aynı gün teknik şartname indirilir ve altı başlık işaretlenir: yükseklik, komşu yüzeyi, yangın sınıfı, asma, zemin yükü, çalışma saatleri.

Bu blokta bir de bütçe onayı var. Alan kirası ödendikten sonra stand bütçesi netleşir ve iç onay süreci başlar. Onay gecikirse tasarım başlamıyor, tasarım gecikirse üretim sıkışıyor. Yurt dışı işlerde bu gecikmenin telafisi yok, çünkü nakliye penceresi sabit.

Onay gerektiren kalemler bu aşamada listelenir ve her birinin son tarihi takvime yazılır. Onay süreleri tasarımı bekletmez, tasarımla paralel yürür; ama reddedilme ihtimali olan kalemlerin üretimi geciktirilir.

Brief bu blokta yazılır. Fuar hedefi, ürün listesi, görüşme alanı ihtiyacı, depo ve mutfak gereksinimi. Brief’in nasıl yazıldığını ve tasarımın hangi sırayla ilerlediğini stand tasarımı sayfasında anlattık.

İkinci blok: üretim ve evrak

Tasarım onaylandığında üretim başlar ve aynı anda evrak zinciri işlemeye başlar. Sandık listesi üretim planlanırken çıkarılır; her parçanın ölçüsü, ağırlığı ve değeri yazılır. Bu liste hem gümrüğün hem sigortanın dayanağı.

Grafik onayı bu bloğun en sık gecikeni. Metin, dil ve görsel seçimi pazarlama tarafında karar bekliyor ve baskı en son adım olduğu için gecikme fark edilmiyor. Oysa baskının kuruma, kesim ve paketleme süresi var; grafik onayı için ayrı bir son tarih koymak gerekiyor.

Atölyede ön kurulum bu bloğun son adımı. Stand atölyede birleştirilir, eksikler görülür, montaj sırası fotoğraflanır. Yurt dışı fuarlarda bu adım isteğe bağlı değil: sahada eksik parça bulmak, İstanbul’da bulmakla aynı şey değil.

Fuar idaresinin sipariş formları da bu blokta gönderilir. Elektrik, halı, mobilya, temizlik ve ambalaj saklama. Erken sipariş fiyatı ile geç sipariş fiyatı arasında fark olduğu için tarih takvimde işaretlenir.

Üçüncü blok: yol, saha ve kapanış

Nakliye, gümrük ve varış penceresi bu blokta. Araç yola çıkmadan önce yükleme sırası kurulum sırasına göre kurulur ve sandıklar numaralanır. Ekibin uçuşu, konaklaması ve saha giriş kartları aynı hafta içinde netleşir.

Fuar günleri de çizelgede yer alıyor. Standın günlük temizliği, ikram ikmali, ürün değişimi ve teknik kontrol saatleri yazılıyor. Bunlar küçük işler ama sahipsiz kaldığında fuarın üçüncü gününde stand ilk günkü hâlinde görünmüyor; çizelgeye yazılan bir satır bunu önlüyor.

Saha kurulumu çizelgenin en sıkışık bölümü. Kurulum takvimi ayrı bir belge olarak hazırlanır ve saatlik takip edilir. Fuar günleri boyunca teknik sorumlunun sahada kalması planın parçası.

Çizelge fuar bitince kapanmıyor. Söküm, dönüş nakliyesi, gümrük belgesinin kapatılması, depoya giriş ve hasar kaydı son adımlar. Bu adımlar tamamlanmadan proje kapanmış sayılmaz; kapatılmayan belge bir sonraki fuarı etkiliyor.

Çizelge kaç ay önce başlamalı?

Alan sözleşmesi ne zaman imzalanırsa o zaman. Standın büyüklüğü ve onay gerektiren kalemler süreyi belirliyor; erken başlamanın maliyeti yok, geç başlamanın var.

Çizelgeyi kim yönetir?

Tek bir proje sorumlusu. Katılımcı tarafında da tek bir muhatap olmalı; iki muhatap olduğunda onaylar gecikiyor ve gecikme sahaya yansıyor.