Fuar sonrası ve depolama
Fuar kapandıktan sonra üç iş kalır: ziyaretçileri takip etmek, destek dosyasını kapatmak, ürün ve malzemeyi bir sonraki fuara kadar doğru yerde tutmak. Boş kaplar, numuneler, grafik panelleri ve nakliyeci depoları hakkında bilinmesi gerekenler; yılda birden fazla fuara katılanlar için program planı.
Fuarın getirisi fuarda değil, fuardan sonraki haftalarda belirlenir. Bu bölüm söküm gecesinden bir sonraki fuara kadar olan dönemi anlatır. Depolama konusunda açık olalım: biz standı her fuar için üretiriz; "standınızı depomuzda saklayıp bir sonraki fuarda yeniden kurarız" gibi bir hizmet sunmuyoruz. Aşağıda anlatılan depolama, katılımcının kendi eşyasına, boş kaplara ve nakliyeci depolarına ilişkindir.
01
İlk hafta: ziyaretçi takibi
Fuar sonrası takibin kuralı basittir: ne kadar erken, o kadar iyi. AUMA'nın fuar ziyaretçi yönetimi rehberi, fuar öncesinde hangi ziyaretçinin potansiyel müşteri sayılacağının kriterlerini belirlemeyi ve fuardan sonra takibi mümkün olan en kısa sürede yapmayı önerir. Uygulamada:
- Söküm gecesi ya da ertesi sabah tüm ziyaretçi kayıtları tek listeye aktarılır; kartvizit fotoğrafları, form notları ve tarayıcı kayıtları birleştirilir.
- Kayıtlar üçe ayrılır: sıcak (teklif ya da numune istedi), ılık (ilgi gösterdi, ihtiyaç tarihi belirsiz), bilgi (katalog aldı).
- Sıcak kayıtlar üç iş günü içinde aranır ve söz verilen belge gönderilir; ılık kayıtlara bir hafta içinde kişisel bir e-posta gider; bilgi grubuna fuar teşekkürü ve ürün özeti.
- Her temas ve sonucu CRM'e ya da en azından ortak bir tabloya işlenir; takip edilmeyen kayıt kaybolur.
Ziyaretçi verisinin KVKK'ya uygun toplanması ve ticari ileti onayı stand personeli ve ziyaretçi yönetimi bölümünde.
02
İlk ay: destek dosyası ve değerlendirme
Destek başvurusu fuar bitiminden itibaren 3 ay içinde yapılmalıdır, ama belgeleri ilk ayda toplamak sonradan arayıp bulmaktan kolaydır: yer kirası ve stand faturaları, her fatura için banka ödeme belgesi, fuar fotoğrafları, katalog, temsilcinin seyahat belgeleri. Listeyi yurt dışı ve yurt içi destek bölümlerinde verdik.
Aynı ay içinde fuar değerlendirmesi yapın: hedeflenen ve gerçekleşen ziyaretçi sayısı, kayıt sayısı, sıcak kayıt oranı, teklif sayısı, stand ve konumla ilgili notlar, bir sonraki edisyonda değişmesi gerekenler. Bu değerlendirme bir sayfadır ve bir sonraki brief'in ilk sayfası olur.
- 3 ay
- fuar bitiminden sonra destek dosyasını DYS'ye yüklemek için kalan süre (Genelge md. 7 ve 26)
- 10 yıl
- DYS'ye yüklenen belgelerin asıllarının saklanması gereken süre (Genelge md. 47)
Destek dosyanızı baştan doğru kuralım
Teklifi ve faturayı Ticaret Bakanlığı'nın istediği kalem ayrımıyla düzenliyoruz: tasarım, konstrüksiyon, kurulum, aydınlatma, mobilya ayrı satırlarda. Stand harcaması detay yazısı, salon fotoğrafları ve kurulum tutanağı dosyanıza eksiksiz girer.
03
Depolama: ne, nerede, ne kadar süre
| Ne | Fuar sırasında | Fuar sonrası |
|---|---|---|
| Boş kaplar (ambalaj, kasa, palet) | Standda ya da hizmet alanında tutulamaz; resmi nakliyeci toplar, depolar ve kapanışta standa geri getirir (Messe Düsseldorf kuralı; Tüyap'ta da alanda bırakılamaz) | Ürünle birlikte geri yüklenir |
| Ürünler ve numuneler | Standın kilitli depo bölmesinde; değerli numuneler gece kilitli vitrinde | Söküm gecesi paketlenir, nakliyeciyle ya da kendi aracınızla adresinize; yurt dışında geçici ihracat ya da karne ile geri döner |
| Grafik panelleri ve baskılar | Standa monte | Ayrılıp paketlenir ve size gönderilir; gergi kumaş ve ışıklı kutu baskıları ürün gibi saklanabilir |
| Stand yapısı (iskelet, duvarlar, zemin) | Kurulu | O fuar için üretilmiştir; söküm sonrası stand firmasının sorumluluğundadır ve geri dönüşüm kurallarına göre ayrıştırılır |
| Milli katılım ürünleri | Organizatörün nakliyecisi standa dağıtır ve boş kapları depolar | Nakliyeci İstanbul deposunda dönüşten itibaren bir hafta depolar; aşan süre ek ücretli (şartname) |
| Tasarım ve grafik dosyaları | Stand firmasında | Bir sonraki fuar için saklanır; aynı görünüm, kısalan hazırlık |
Yurt dışı fuarda ürünlerin geri dönüşü, çıkıştaki belgeye bağlıdır: ATA Karnesi ile giden eşya aynı karneyle ve aynı listeyle döner, geçici ihracat beyannamesiyle giden eşya gümrükte ayniyat tespitiyle kapatılır. Fuarda dağıtılan numune ve katalog listeden düşülür; bunu söküm gecesi yapın, gümrükte değil.
Nakliyeci depoları günlük ya da haftalık tarifeyle çalışır; bir sonraki fuar aynı ülkede ve birkaç hafta sonraysa ürünleri Türkiye'ye getirip yeniden göndermek yerine nakliyecinin yerel deposunda tutmak hem gümrük hem nakliye adımını azaltır. Bu seçeneği nakliyeciyle ve gümrük müşavirinizle önceden planlayın; karne süresi ve varış ülkesinde kalma süresi buna izin verir. Ayrıntı nakliye, gümrük ve ATA Karnesi bölümünde.
04
Yılda birden fazla fuar: program nasıl kurulur
Yılda üç ve daha fazla fuara katılan firmalar için fuar işi proje değil program yönetimidir. Yıllık program şu sırayla kurulur:
- Takvim: fuar tarihleri bir çizelgeye konur, her fuar için kurulum penceresi ve nakliye süresi geriye doğru işaretlenir; çakışan haftalar (aynı ay iki fuar) baştan görünür.
- Destek planı: yurt dışında yılda en fazla 5 (mikro ve küçük işletmede 10), yurt içinde 3 fuar desteklenir; prestijli hak yılda 2'dir. Hangi fuarda hangi hakkın kullanılacağı yıl başında kararlaştırılır.
- Ortak grafik dili: logo yerleşimi, renk, tipografi ve ana mesaj yıl boyunca sabit tutulur; fuara özgü olan yalnızca ürün ve dil değişir. Bu, grafik onayını haftadan güne indirir.
- Stand kurgusu: her fuar için parsel ölçüsüne göre ayrı üretim yapılır, ama kurgu mantığı (görüşme alanı, vitrin, depo) sabit kalır; tasarım dosyaları bir sonraki fuarın başlangıç noktasıdır.
- Ürün ve numune rotası: hangi ürün hangi fuara gidecek, arada nerede kalacak, hangi belgeyle çıkıp girecek; nakliyeci ve gümrük müşaviriyle yıllık plan.
Programlı çalışan firmalar için teklif ve takvimi yıl başında tek seferde çıkarıyoruz; fuar standı hizmetleri sayfasında çalışma biçimimizi anlattık.
05
Sık sorulan sorular
- Standı bir sonraki fuar için saklıyor musunuz?
Hayır. Stand her fuar için üretilir; sakladığımız şey tasarım ve grafik dosyalarıdır. İkinci fuarda aynı görünüm, daha kısa hazırlıkla ve o parselin ölçüsüne göre yeniden üretilir. Ürün, numune ve grafik panelleriniz size gönderilir.
- Boş kaplarımızı standın arkasında tutabilir miyiz?
Alman fuar merkezlerinde hayır; boş kaplar yalnızca resmi nakliyeci aracılığıyla depolanır ve kapanışta geri getirilir. Türkiye'de de alanda atık ve malzeme bırakılamaz; standın kilitli depo bölmesine sığmayan kaplar nakliyeciye verilir.
- Ziyaretçi takibini ne zaman bırakmalıyız?
Üç temasta cevap alınmayan kayıt "bilgi" grubuna alınır ve yalnızca onay verdiyse dönemsel bültene eklenir. Açık rızası olmayan ziyaretçiye pazarlama iletisi gönderilmez.
- Fuar değerlendirmesinde hangi rakamlara bakmalıyız?
Kayıt sayısı, sıcak kayıt oranı, fuar sonrası gönderilen teklif sayısı ve üç ay içinde kapanan iş. Ziyaretçi sayısı tek başına yanıltır; doğru salonda küçük bir stand, kalabalık ama yanlış salondaki büyük standdan daha çok teklif üretir.
Kaynaklar
- Fuar ziyaretçi (lead) yönetimi rehberi — AUMA
- Fuar Desteklerine İlişkin Genelge (md. 7, 26, 47) — T.C. Ticaret Bakanlığı
- Messe Düsseldorf teknik kurallar: boş kap depolama — Messe Düsseldorf
- ATA Karnesi süre ve geri dönüş kuralları — TOBB
Fuar tarihiniz belliyse geri sayım başladı
Parsel sözleşmesi imzalandığı gün stand takvimi de işlemeye başlar. Fuarın adını, tarihini ve parsel ölçüsünü yazın; iki iş günü içinde konsept görseli ve kalem kalem yazılmış teklifle dönelim. Teklif istemek sizi hiçbir şeye bağlamaz.