Fuar bütçesi ve maliyet kalemleri
Bir fuar katılımının bütçesi dokuz kalemden oluşur; çoğu firma yalnızca ikisini (alan kirası ve stand) planlar. Her kalemde neyin değiştiğini, organizatörün hangi ek ücretleri kestiğini ve devlet desteğinin hangi kalemleri karşıladığını anlatıyoruz. Rakam yok, çünkü her fuar farklı; yöntem var.
Bu sayfada rakam bulamayacaksınız; bunun nedeni rakam saklamak değil, aynı metrekarenin üç farklı stand tipinde üç farklı rakam olmasıdır. Neyin fiyatı neye göre değişir sorusunu fuar standı fiyatları sayfasında ayrıntısıyla anlattık. Burada bütçenin iskeletini, organizatörün görünmeyen kalemlerini ve destek mevzuatının hangi harcamayı saydığını veriyoruz.
01
Dokuz kalem
| Kalem | Neyi kapsar | Neye göre değişir | Destek |
|---|---|---|---|
| 1. Alan kirası ve organizatör ücretleri | Parsel kirası, kayıt/medya ücreti, atık ve temizlik bedeli, katalog kaydı, AUMA benzeri birlik payı (Almanya) | Metrekare, parsel tipi (sıra/köşe/ada), erken kayıt, fuarın prestiji | Yurt içi ve yurt dışı: evet (yer kirası) |
| 2. Stand tasarımı ve üretimi | Konsept, teknik çizim, iskelet, yüzeyler, aydınlatma, mobilya, kurulum ve söküm işçiliği | Stand tipi (sistem, modüler, ahşap özel), yükseklik ve kat, açık cephe sayısı | Evet: tasarım, konstrüksiyon, kurulum, raf, ışık, halı, masa, sandalye (Karar md. 8) |
| 3. Grafik ve baskı | Baskılı paneller, gergi kumaş, ışıklı kutular, folyo, dijital ekran içerikleri | Metrekare, teknik (ışıklı kumaş en pahalı), tasarım revizyon sayısı | Stand harcaması içinde değerlendirilir |
| 4. Nakliye ve gümrük | Stand ve ürün nakliyesi, salon içi taşıma, boş kap depolama, gümrük müşaviri, ATA Karnesi teminatı | Mesafe, araç sayısı, parça ölçüsü, ülke, ürün ağırlığı | Yurt dışı: desteğe esas tutar nakliyeyi dikkate alır (Genelge md. 4) |
| 5. Ulaşım ve konaklama | Uçak, transfer, otel, vize, günlük harcırah | Kişi sayısı, fuar süresi, şehir (fuar haftasında otel fiyatları katlanır) | Katılımcı için hayır |
| 6. Stand personeli | Kendi ekibinizin zamanı, hostes/tercüman, eğitim, kıyafet | Fuar süresi, dil ihtiyacı, vardiya sayısı | Hayır |
| 7. Tanıtım | Davetiye, fuar öncesi e-posta, sosyal medya, katalog, numune, ikram | Hedef ziyaretçi sayısı, ürün tipi | Katılımcı için hayır (organizatör tanıtımı ayrı) |
| 8. Sigorta | Nakliyat sigortası, sergilenen mal sigortası, üçüncü şahıs sorumluluk | Mal değeri, ülke, organizatörün poliçesinin kapsamı | Hayır |
| 9. Beklenmeyen giderler | Ek elektrik, gece kurulum, eksik malzeme, ceza (zemine vida, atık), son dakika baskı | Planlama kalitesi; iyi brief bu kalemi küçültür | Hayır |
02
Organizatörün görünmeyen kalemleri
Alan kirası faturası tek satır değildir. Özellikle Alman fuarlarında parsel bedeline kayıt ve medya ücreti, katalog kaydı, atık bertaraf bedeli, hizmet avansı ve sektör birliğine (AUMA) metrekare başına katkı payı eklenir. Elektrik bağlantısı, su, basınçlı hava, internet, asma yük ve stand temizliği organizatörün anlaşmalı firmalarından ayrı sipariş edilir ve çoğunda erken sipariş indirimi, geç sipariş zammı vardır.
Türkiye'de Tüyap ve CNR Expo elektrik hattını katılımcının çevrimiçi talebi üzerine verir; hat gücü, kablo ve pano standın elektrik projesine göre faturalanır. Bu kalemleri stand teklifinizin "dahil/hariç" satırlarında görmek isteyin; biz teklifte organizatörden alınacak hizmetleri ayrı bir kutuda listeleriz.
Erken kayıt tarihleri ciddiye alınmalı: çoğu organizatör fuardan altı ila dokuz ay önce kapanan bir erken kayıt dönemi uygular ve bu dönem parsel seçimini de belirler.
Destek dosyanızı baştan doğru kuralım
Teklifi ve faturayı Ticaret Bakanlığı'nın istediği kalem ayrımıyla düzenliyoruz: tasarım, konstrüksiyon, kurulum, aydınlatma, mobilya ayrı satırlarda. Stand harcaması detay yazısı, salon fotoğrafları ve kurulum tutanağı dosyanıza eksiksiz girer.
03
Ödeme kuralları ve destek
Destek alacaksanız ödeme biçimi harcamanın kendisi kadar önemlidir. Genelgenin 39. maddesine göre destek kapsamındaki ödemeler bankacılık kanalıyla yapılır; banka hesabına elden yatırılan ödeme ve ciro edilmiş çek kabul edilmez. Kredi kartıyla tek çekim ya da taksitli ödeme kabul edilir; kart şirkete ya da şirket adına harcama yetkisi olan kişiye ait olmalıdır. Yer kirası, katılımcının hesabından doğrudan yetkili organizatörün hesabına gider.
Döviz cinsinden faturalar ödeme belgesi tarihindeki Merkez Bankası döviz alış kuru ile TL'ye çevrilir. Yurt dışında kesilen faturalar ilgili Ticaret Müşavirliği tarafından DYS üzerinden onaylanır (md. 40). KDV'nin konusuna girmeyen kalemler destek hesabına dahil edilmez.
Hangi harcamanın ne oranda ve hangi üst limitle desteklendiğini yurt dışı fuar desteği ve yurt içi fuar desteği bölümlerinde madde numarasıyla anlattık. Kısa cevap: alan kirası ve stand desteklenir; seyahat, personel, tanıtım ve sigorta katılımcı için desteklenmez.
04
Teklif nasıl karşılaştırılır
İki stand teklifini karşılaştırmanın tek yolu aynı kalemleri içerip içermediklerine bakmaktır. Teklifte şu satırların yazılı olmasını isteyin: tasarım ve teknik çizim, konstrüksiyon ve yüzeyler, grafik (metrekare ve teknik), aydınlatma ve elektrik projesi, mobilya ve teşhir, nakliye, kurulum ve söküm işçiliği, fuar idaresine belge teslimi, fuar boyunca teknik destek. "vb." ifadesi geçen bir satır karşılaştırılamaz.
Bir de dahil olmayanları isteyin: organizatörden alınacak elektrik hattı, asma yük, internet, temizlik, stand sigortası. Biz teklifi bu düzende, her satır dahil ya da hariç işaretli veriyoruz; stand firması nasıl seçilir sayfasında teklif okuma kılavuzu var.
05
Sık sorulan sorular
- Bütçenin en büyük kalemi hangisi?
Yurt içi fuarda genellikle stand, yurt dışı fuarda alan kirası ile stand birbirine yakın, nakliye ve seyahat üçüncü sırada gelir. Prestijli Alman fuarlarında alan kirası tek başına en büyük kalem olabilir.
- Metrekare fiyatı istesek verir misiniz?
Parsel ölçünüz, fuar ve tarih belliyse evet, gerçek rakamla ve kalem kalem. Genel bir metrekare fiyatı vermiyoruz; aynı metrekare üç tipte üç rakamdır ve yazılı genel rakam sizi yanıltır.
- Stand firmasının faturası destek için nasıl olmalı?
Kalem ayrımlı (tasarım, konstrüksiyon, kurulum, aydınlatma, mobilya), metrekare bilgisi yazılı, e-fatura ise XML formatında, ödemesi bankadan. Yanına stand firmasından kaşeli imzalı "stand harcaması detay yazısı" eklenir (TİM belge listesi).
- Beklenmeyen giderler için ne kadar pay bırakalım?
İlk fuarda toplamın onda biri kadar bir pay makuldür; en sık çıkan kalemler ek elektrik, gece kurulum mesaisi ve son dakika baskıdır. İyi bir brief ve zamanında grafik onayı bu payın büyük kısmını kullanılmamış bırakır.
Kaynaklar
- Fuar Desteklerine İlişkin Genelge (md. 39 ödeme esasları, md. 40 fatura onayı) — T.C. Ticaret Bakanlığı
- Yurt dışı ve yurt içi fuar desteği özet bilgi formu — Yatırıma Destek Platformu
- Fuar katılım maliyetleri hakkında bilgi — AUMA
- Tüyap katılımcı hizmetleri — Tüyap
Fuar tarihiniz belliyse geri sayım başladı
Parsel sözleşmesi imzalandığı gün stand takvimi de işlemeye başlar. Fuarın adını, tarihini ve parsel ölçüsünü yazın; iki iş günü içinde konsept görseli ve kalem kalem yazılmış teklifle dönelim. Teklif istemek sizi hiçbir şeye bağlamaz.