Fuar sonrası ilk hafta ne yapılır

1–10 gün

söküm süresi; takip bu günlerde başlar, bitmesini beklemez

Stand tipleri

İlk kırk sekiz saat

Fuardan dönen ekip yorgundur ve masasında biriken işle karşılaşır. Bu yüzden takip, dönüş sonrası bir görev değil, fuar takviminin parçası olarak planlanır: dönüş günü takip günüdür, başka toplantı konmaz.

İlk iki gün yalnızca aciliyeti yüksek kayıtlara ayrılır. Bu grup aranır, çünkü telefon e-postadan hem hızlıdır hem de karşı taraf sizi hatırlarken temas kurar. Görüşmede tek amaç vardır: bir sonraki adımın tarihini almak.

Aynı iki gün içinde fuarda söz verilen her şey gönderilir. Numune, teknik doküman, fiyat listesi, referans görsel. Söz verilip gönderilmeyen belge, standda yapılan bütün işi geçersiz kılar. Ekip olarak bu listeyi fuar bitmeden hazırlıyoruz.

Dönüş gününü boş tutmak bir ayrıcalık değil, plandır. Fuardan sonraki hafta için toplantı koyan bir takvim, o haftanın işini baştan bir sonrakine devretmiş olur.

Kim kime yazar

Takip mesajını görüşmeyi yapan kişi gönderir. Genel bir pazarlama adresinden gönderilen toplu e-posta, standda kurulan kişisel bağı siler. Mesaj kısa olur ve ilk cümlesi görüşmeye atıf yapar: hangi ürün konuşuldu, hangi soru soruldu.

İkinci cümlede söz verilen şey bulunur, üçüncü cümlede somut bir sonraki adım önerilir. Tarih önerin; "uygun olduğunuzda" cümlesi cevapsız kalır. Ek dosya sayısı bir veya iki ile sınırlanır.

Kimin kime yazacağı fuar sırasında belirlenir. Aynı kişiye iki farklı ekip üyesinden mesaj gitmesi, kayıt düzeninin çalışmadığını gösterir ve karşı tarafta kötü izlenim bırakır. Kayıt formundaki sorumlu kişi alanı tam olarak bunun için vardır.

Mesajın dili de görüşmenin dili olmalı. Standda İngilizce konuşulduysa takip İngilizce gider; çeviri kokan bir metin, o görüşmeyi hatırlayan kişide ilk temasın sıcaklığını bırakmaz.

Haftanın sonundaki toplantı

Beşinci gün bir saatlik değerlendirme yapılır. Gündem üç başlıktır: rakamlar, gözlemler, düzeltilecekler. Rakamlar kayıt sayısı ve nitelik dağılımıdır. Gözlemler hangi ürünün ilgi gördüğü, hangi sorunun tekrar ettiğidir. Düzeltilecekler ise stand, ekip planı ve lojistikle ilgili notlardır.

Toplantı fuardan hemen sonra yapılır, çünkü ayrıntılar iki hafta içinde silinir. Notlar aynı gün tek bir dosyaya yazılır; bir sonraki fuarın brief’i bu dosyadan doğar.

Stand tarafındaki notlar üreticiye de iletilir: hangi alan dar kaldı, hangi depo yetmedi, hangi ayrıntı sahada zorlandı. Bu geri bildirim olmadan ikinci fuarın standı birincinin kopyası olur. Bizde bu notlar doğrudan tasarım aşamasına girer.

Toplantının çıktısı bir dosya değil, üç maddelik bir listedir. Uzun tutanak kimseyi bağlamaz; sorumlusu ve tarihi yazılmış üç madde, bir sonraki fuarda gerçekten uygulanır. Liste bir sonraki fuarın hazırlık toplantısında ilk gündem maddesi olarak açılır ve kapatılmayan madde yeniden tarihlenir.

Takip için kaç gün geç sayılır?

Aciliyeti yüksek kayıtlarda iki iş günü sınırdır. Bir haftayı geçen temasta karşı taraf sizi diğer görüşmelerinden ayırmakta zorlanır.

Söküm işleri takibi geciktirmez mi?

Geciktirmemeli. Söküm saha ekibinin işidir, takip satış ekibinin. İki iş aynı kişilere verildiğinde her zaman takip ertelenir.