Lead toplama ve takip süreci

1–10 gün

kurulum süresi; kayıt düzeni bu günlerde kurulur

Stand tipleri

Kartvizit neden yetmez

Fuarın üçüncü günü, ceketin cebindeki on beş kartvizitin hangisinin hangi konuşmaya ait olduğunu kimse hatırlamaz. Kartvizit kimi tanıdığınızı söyler, ne konuştuğunuzu söylemez. Takip e-postası da bu yüzden genel geçer bir teşekkür metnine döner ve karşı taraf onu diğer otuz e-postadan ayırmaz.

Kayıt, görüşmenin içeriğini taşımalıdır. Hangi ürün soruldu, hangi teknik detay merak edildi, hangi rakiple karşılaştırma yapıldı, ne zaman satın alma düşünülüyor. Bu dört cümle takip e-postasını kişisel hâle getirir.

Kayıt aynı zamanda ölçümün ham verisidir. Fuar standı hizmetleri sayfamızda anlattığımız gibi standın işi ziyaretçiyi durdurmaktır; durduktan sonra ne olduğunu kaydeden şey bu formdur.

Kayıt tutmanın üçüncü faydası ekiptedir. Ne konuşulduğunu yazan kişi, ertesi gün aynı müşteri geri geldiğinde konuşmayı baştan başlatmaz. Fuarın üçüncü günü bu fark açıkça görülür.

Tek bir form, tek bir dil

Form kısa olmalı, yoksa doldurulmaz. Beş alan yeterlidir: kişi ve firma, konuşulan ürün, ihtiyacın aciliyeti, sonraki adım, sorumlu kişi. Aciliyet için üç kademeli basit bir ölçek kullanın; sayısal puanlama sahada işlemez.

Formu kim doldurursa doldursun aynı kelimeleri kullanmalı. "İlgilendi" herkes için farklı bir şey ifade eder; "numune istedi" ifade etmez. Ekip briefinginde bu ortak dil üzerinde anlaşılır ve örnekle gösterilir.

Dijital ya da kâğıt, ikisi de olur. Belirleyici olan araç değil, aynı akşam veri girişinin yapılmasıdır. Tabletle çalışan ekipler daha hızlı girer, ama görüşme sırasında ekrana bakmak yüz yüze temasa zarar verir. Görüşme sırasında not, görüşme sonunda kayıt en dengeli düzendir.

Formun bir de dil tarafı var. Yurt dışı fuarda kayıt İngilizce tutulur, çünkü kaydı okuyacak kişi görüşmeyi yapan kişi olmayabilir. Firma adının doğru yazımı da bu yüzden kartvizitten kopyalanır.

Aynı akşam, aynı sıra

Fuar günü bittiğinde ekip yorgundur, ama kayıt girişi yirmi dakika sürer ve ertesi güne bırakıldığında bir saate çıkar. Akşam girişinin ikinci faydası, ertesi gün için hazırlık sağlamasıdır: bugün numune isteyen kişiye yarın numune hazır sunulur.

Fuar bitince liste sıralanır. Aciliyeti yüksek kayıtlar ilk iki iş gününde aranır, orta grup birinci hafta içinde e-posta alır, düşük grup ise bültene eklenir. Herkese aynı gün aynı mesajı göndermek, listeyi hiç sıralamamakla aynı sonucu verir.

Takip mesajı kısa olmalı ve görüşmeye atıf yapmalı. Standda konuşulan konuya bir cümleyle dönmek, mesajı hatırlanır kılar. Fuar sonrası ilk haftanın nasıl kurulacağını ekip olarak her fuar sonrası aynı sırayla uyguluyoruz.

Listeyi sıralarken bir de veri sorumluluğu vardır. Toplanan iletişim bilgisi hangi amaçla alındıysa o amaçla kullanılır; standda izin verilmeyen bir kişiye bülten göndermek, ilk temasın karşılığını sıfırlar.

Barkod okuyucu kiralamalı mıyız?

Yararlı, ama tek başına yeterli değil. Okuyucu iletişim bilgisini getirir, görüşmenin içeriğini getirmez; not alanı doldurulmazsa kayıt yine eksik kalır.

Kaç kayıt iyi bir sayıdır?

Sektöre ve stand büyüklüğüne göre değişir. Doğru soru sayı değil oran: kaç kayıt eksiksiz dolduruldu ve kaçında sonraki adım yazıldı.