Stand yatırımını yönetim kuruluna anlatmak

4/8

stand tipi tekrar kullanılabiliyor; maliyet fuarlara bölünüyor

Stand tipleri

Yönetimin sorduğu üç soru

Birinci soru harcamanın dağılımıdır. Fuar bütçesi altı kalemden oluşur: alan kirası, stand, elektrik ve fuar idaresi hizmetleri, nakliye ve gümrük, konaklama ve ulaşım, saha personeli. Tek satır hâlinde sunulan bir rakam her zaman standın maliyeti sanılır ve tartışma yanlış yerden başlar.

İkinci soru karşılığıdır. Burada fuardan önce yazılmış hedefin bulunması sunumun tamamını değiştirir. Hedef yoksa sonuç iyi de olsa savunulamaz, çünkü kıyas yoktur.

Üçüncü soru gelecek yıldır. Cevap tek bir öneri değil, iki seçenek olmalı: aynı ölçekte devam etmek ve küçültmek, ya da farklı bir fuara geçmek. Her seçeneğin maliyeti yayımlanmış birim fiyatlar üzerinden hesaplanabilir hâlde sunulur.

Sunumun tonu da bir karardır. Savunma diliyle başlayan bir sunum, henüz soru sorulmadan tartışmayı açar. Rakamları önce koymak, gerekçeyi sonra vermek her zaman daha kısa bir toplantı üretir.

Maliyeti doğru yaymak

Tekrar kullanılabilir bir stand, ilk fuarın giderine tamamıyla yazıldığında yatırım olduğundan kötü görünür. Doğru sunum, üretim maliyetini planlanan fuar sayısına bölmek ve her fuara düşen payı göstermektir. Yanına grafik yenileme ve depolama gibi tekrar eden kalemleri ayrı satır olarak koyun.

Aynı mantık takvim tarafında da geçerlidir. Yılda üç fuara çıkan bir firma için stand bir yıllık bir gider değil, üç fuarlık bir varlıktır. Muhasebe bunu zaten böyle görüyor olabilir; sunumun da aynı dili konuşması gerekir.

Yurt dışı fuarlarda destek programları ayrı bir satırdır. Başvuru koşulları ve zamanlaması önceden planlandığında bütçenin bir bölümü karşılanabiliyor. Fuar standı hizmetleri sayfamızda hangi belgelerin hangi aşamada gerektiğini yazdık.

Karşılaştırma tablosu da işe yarar. Aynı metrekaredeki bir stand kiralansaydı ne olurdu, üç yıl kiralamanın toplamı nedir. Bu iki satır, üretim kararını rakamla savunmanın en kısa yoludur.

Uzun döngüyü anlatmak

Yatırım malı satan bir firmada fuarda tanışılan müşteri altı ay sonra sipariş verir. Sunumun bu gerçeği taşıması gerekir, yoksa fuar hep zararda görünür. Yöntem şudur: kapanan iş ayrı satır, teklife dönmüş ama kapanmamış iş ayrı satır, henüz görüşme aşamasındaki kayıtlar üçüncü satır.

İkinci satır tahmin değildir; teklif verilmiş gerçek tutardır. Üçüncü satır bir vaat olarak değil, takip yükümlülüğü olarak sunulur. Yönetimin görmek istediği şey iyimserlik değil, sürecin izlenebilir olmasıdır.

Bir yıl sonra aynı tablo güncellenerek gösterilir. İkinci sunum birincisinden çok daha güçlüdür, çünkü geçen yıl açık kalan satırların ne olduğu görülür. İki yıllık bu karşılaştırma, fuar bütçesini savunmanın en sağlam yoludur.

Kapanmayan işleri de yazın. Kaybedilen bir teklifin sebebi, kazanılan bir siparişin sebebinden daha çok şey öğretir ve yönetimin en çok güvendiği veri türü budur.

Fuar bütçesini kim savunmalı?

Satıştan sorumlu yönetici. Pazarlama tarafından savunulan fuar bütçesi kolayca tanıtım gideri sayılır ve ilk kesintide gündeme gelir.

Sunumda kaç sayfa yeterli?

Dört. Maliyet dağılımı, hedef ile sonuç, açık iş hattı, gelecek yıl için iki seçenek. Ayrıntılar soru geldiğinde ekten çıkarılır.