Fuar ekibi kurulumu ve görev dağılımı

1–10 gün

saha şefinin sorumlu olduğu kurulum süresi

Stand tipleri

Beş rol

1. Proje sorumlusu. Takvimin tamamını tutar, son tarihleri kovalar ve karar verir. Yetkisi olmayan bir takipçi bu rolü dolduramaz.
2. Satın alma. Stand sözleşmesi, kapsam listesi, ödeme planı ve fuar idaresine yapılan siparişler bu roldedir.
3. Lojistik. Nakliye planı, araç sırası, gümrük evrakı, fuar sonrası depolama.
4. Pazarlama. Davet listesi ve mesajları, grafik içerik ve çeviri, fuar sayfası ve katılımcı listesi kaydı.
5. Saha şefi. Kurulum ve söküm günlerinde sahadaki tek karar mercii. Bu rolü uzaktan yürütmek mümkün değildir.

Bu beş rol bir organizasyon şeması değil, bir sorumluluk listesidir. Küçük bir firmada aynı kişi iki rolü üstlenebilir, ama o anda hangi rolde olduğunu bilmesi gerekir. Rollerin yazılı olmasının asıl faydası, bir iş aksadığında kimin karar vereceğinin belli olmasıdır. Sahada beklenen en pahalı şey, kararın kime ait olduğunun tartışılmasıdır. Listeyi fuar başlamadan bir kez birlikte okumak, karışıklığın çoğunu önler.

Görevleri tarihlere bağlamak

Rol dağılımı tek başına yetmez; her görev bir tarihe ve bir tetikleyiciye bağlanmalıdır. Tasarım onayı gecikirse üretim gecikir, üretim gecikirse nakliye sıkışır, nakliye sıkışırsa kurulum ilk gününü kaybeder. Bu zinciri tabloda göstermek, gecikmenin kime mal olduğunu tartışmadan çıkarır.

Pratik bir yöntem, her satıra üç sütun koymaktır: görev, sorumlu, tarih. Dördüncü sütun olarak “neyi bekliyor” eklendiğinde tablo bir takvim hâline gelir.

Standı yapan ekibin takvimi de bu tabloya girer. Tasarım, üretim ve saha adımlarının bizim tarafımızdaki sırası hizmet sayfamızda yazılı; iki takvimi ilk toplantıda üst üste koymak gerekir. Tablonun haftada bir güncellendiğinden emin olun. Güncellenmeyen bir takvim, olmayan bir takvimden daha kötüdür; herkes ona baktığını sanır. Güncelleme sırasında değişen tek şey tarihler değildir, sorumlular da değişebilir; izin, hastalık ve iş devri hazırlık dönemine denk gelir. Bu yüzden her satırda bir de yedek isim bulunmalıdır.

Fuar günlerindeki ekip

Hazırlık ekibiyle fuar günlerindeki ekip aynı kişiler değildir. Fuar günlerinde standda satış, teknik anlatım ve karşılama rolleri gerekir; ayrıca her vardiyada bir kişi standın işleyişinden sorumlu olmalıdır. Bu kişi ikram, temizlik, malzeme takviyesi ve randevu takvimini yürütür.

Vardiya planı ekipten önce yazılır ve herkese dağıtılır. Mola saatleri planlanmadığında hepsi öğle saatine düşer; fuarın en yoğun saati genellikle o saattir.

Fuar bittikten sonra ekibin bir toplantı borcu vardır. Söküm ertesi değil, dönüşten sonraki hafta yapılan kısa bir değerlendirme, bir sonraki fuarın brief’ini oluşturur ve görev dağılımının nerede tıkandığını gösterir. Bu toplantıya saha ekibinden en az bir kişi katılmalıdır. Kurulumda yaşanan bir aksama çoğu zaman hazırlık tablosundaki bir eksikten kaynaklanır ve bunu yalnızca sahadaki kişi görür. Toplantı yarım saati geçmemeli ve çıktısı üç maddeyi aşmamalıdır; uzun listeler bir sonraki fuara kadar unutulur, üç madde ise gerçekten uygulanır.

Küçük firmada beş rol nasıl dağıtılır?

Roller birleştirilebilir, ama saha şefi ile proje sorumlusu ayrı kalmalı. Kurulum günü karar veren kişinin telefonla ulaşılabilir olması yetmez.

Saha şefi bizden mi, yükleniciden mi olmalı?

İkisi de bulunmalı. Yüklenicinin şefi kurulumu yürütür, sizin tarafınızdaki sorumlu ürün yerleşimi ve onay kararlarını verir.