Fuar öncesi müşteri daveti nasıl yapılır

1–10 gün

kurulum süresi; randevu takvimi bunun ardından başlar

Stand tipleri

Listeyi kim yapar

Davet listesi pazarlamanın değil, satışın listesidir. Satış ekibinin elinde teklif aşamasında duran, karar bekleyen ve geçen sene fuarda tanışılıp kapanmayan temaslar vardır; davetin çekirdeği bunlardır. Pazarlamanın görevi listeyi büyütmek değil, bu çekirdeğe düzgün bir mesaj ve takip kurmaktır.

Liste üç kümeye ayrılır. Birinci küme mevcut müşteriler: davet, ilişkinin bakımıdır ve yeni ürünün gösterileceği randevuya bağlanır. İkinci küme sıcak temaslar: bunlar için fuar, kararı hızlandıran bir buluşmadır. Üçüncü küme hedef listedir; henüz görüşmediğiniz ama fuara geleceğini bildiğiniz firmalar.

Üçüncü kümede dönüş oranı düşüktür ve bu normaldir; buradaki amaç randevu değil, tanışma zemini kurmaktır. Listeyi büyüterek dönüş oranını yükseltmek mümkün değildir; tersine, geniş liste takibi imkânsız hâle getirir. Elli kişilik bir liste doğru kurulduğunda, beş yüz kişilik bir duyuru listesinden fazla randevu üretir. Listede her satırın yanında kimin arayacağı da yazılı olmalıdır.

Altı haftalık takvim

Altı hafta kala ilk temas gider: fuarın adı, tarihleri, salon ve stand numarası, orada ne göstereceğiniz. Bu mesajın işi bilgi vermektir, randevu istemek değil. Üç hafta kala ikinci temas gider ve bu sefer somut bir saat teklif eder. Belirli bir gün ve saat önermek, “uğrayın” demekten çok daha yüksek dönüş alır.

Fuar haftasında üçüncü temas yapılır: kısa bir hatırlatma ve stand numarası. Bu mesajın telefonda okunacağını varsayarak yazın; tek ekranda salon, stand numarası ve saat görünmeli.

Standa davet ederken göstereceğiniz alanı da düşünün. Kaç kişilik görüşme alanı gerektiği randevu sayısıyla belirlenir ve tasarımın girdisidir; tasarım aşamasında bu sayı sorulur. Üç temasın hepsinde aynı bilgiyi tekrarlayın: salon, stand numarası, tarih. Ziyaretçi bu üç bilgiyi ayrı mesajlarda aramak için vakit ayırmaz. Mesajın kimden gittiği de önemlidir; satış temsilcisinin kendi adresinden çıkan bir davet, kurumsal bir gönderiden daha yüksek dönüş alır.

Randevu takvimi ve gelmeyenler

Randevular tek bir takvimde tutulur ve standdaki her saat dilimine bir sorumlu yazılır. İki randevunun aynı saate düşmesi, standın en pahalı dakikalarını harcar. Takvimde her randevunun altına iki satır bırakın: görüşmeye kim girdi, ne konuşuldu. Bu iki satır fuar sonrası takibin tamamıdır.

Randevusuna gelmeyenler için ayrı bir liste tutun. Gelmemek, ilgisizlik anlamına gelmez; fuarda program çoğu zaman kayar. Fuar bittikten sonraki hafta bu listeye ayrı bir mesaj gider ve görüşme fuar dışına taşınır.

Kayıt tutmanın bir faydası daha var: bir sonraki fuarın davet listesi kendiliğinden oluşur. Fuar sonrası hafızaya güvenmek, listeyi sıfırdan kurmak demektir. Takvimi standda görünür bir yerde tutmayın; ziyaretçi kimin ne zaman geleceğini görmemeli. Vardiya sorumlusunun telefonunda ya da depo tarafındaki bir panoda durması yeterlidir. Gün sonunda takvim on dakikada gözden geçirilir ve ertesi günün boşlukları doldurulur; bu on dakika fuarın en verimli toplantısıdır.

Davet e-postası kaç dilde gönderilmeli?

Alıcının dilinde. Uluslararası bir fuarda tek bir İngilizce metin yeterli olabilir, ama mevcut müşteriye kendi dilinde yazmak dönüş oranını belirgin şekilde artırır.

Randevu için hediye ya da çekiliş kullanılır mı?

Nitelikli alıcı için gerekmez, hatta görüşmenin ciddiyetini düşürür. Hediye, standa uğrayan geniş kitle için düşünülebilir; randevu için değil.