İlk kez fuara çıkacak firmalar için rehber

8 stand tipi

ilk katılımda karşılaştırılacak tip sayısı

Stand tipleri

Küçük ama düzgün

İlk katılımda en sık yapılan iki hata birbirinin zıddıdır: ya gereğinden büyük bir alan alınır ve stand boş görünür, ya da en ucuz paket seçilir ve stand komşularının yanında görünmez kalır. Doğru yol, küçük bir alanı düzgün kurmaktır. Az metrekarede iyi aydınlatılmış, tek bir mesaj taşıyan bir stand, iki katı büyüklükte dağınık bir standdan daha çok durdurur.

Küçük alanda öncelik sırası şudur: aydınlatma, tek ve okunur bir mesaj, ürünün göz hizasında durması, oturarak konuşulabilecek bir nokta. Bu dördü sağlandıktan sonra kalan bütçe malzemeye harcanır.

Metrekare fiyatı küçük standlarda oransal olarak yükselir, çünkü tasarım ve kurulum maliyetleri alandan bağımsızdır. Aralığı fiyat sayfasında yayımlıyoruz. İlk katılımda paket stand ile özel üretim arasında da karar vermek gerekir. Paket stand hızlı ve öngörülebilirdir, ama aydınlatma ve grafik eklenmeden salonda ayırt edilmez. Özel üretim daha fazla hazırlık ister. İlk yıl için ikisinin arasında duran, sade ama kendi kurgusu olan bir çözüm çoğu zaman en dengeli seçimdir.

İlk bütçenin altı kalemi

İlk katılımda bütçe genellikle stand fiyatı üzerinden kurulur ve diğer kalemler sonradan çıkar. Altı kalem baştan yazılmalıdır: fuar idaresine ödenen alan kirası, stand, elektrik ve teknik siparişler, nakliye ve varsa gümrük, konaklama ve ulaşım, fuar boyunca standda duran personel.

Bu kalemlerden hangisinin sürpriz yaptığı sektöre göre değişir. Ağır ürün sergileyenlerde nakliye, yurt dışına çıkanlarda konaklama ve personel, teknoloji ürünlerinde elektrik ve ekran kiralaması öne çıkar.

Yurt dışı katılımlarda başvuru koşulları uygunsa katılım destek programları bütçenin bir bölümünü karşılayabilir. Başvuru takvimi fuardan önce işlediği için değerlendirme de erken yapılmalıdır. Bütçeye bir de yedek payı koyun. İlk katılımda öngörülemeyen kalemler çıkar: ek elektrik, sahada satın alınan malzeme, beklenmeyen bir nakliye. Toplamın üzerine konan makul bir pay, fuar haftasında karar almayı kolaylaştırır. Fuar bittikten sonra gerçekleşen rakamları aynı tabloya yazın; ikinci yılın bütçesi bu tablodan kurulur.

Beklentiyi doğru kurmak

İlk fuardan sipariş çıkabilir, ama asıl çıktı bilgidir: hangi ürününüz ilgi çekiyor, hangi soru sürekli tekrarlanıyor, rakipler nasıl konumlanıyor, alıcı hangi ülkeden geliyor. Bu bilgi ikinci fuarın brief’ini yazar.

İlk katılımda ekibin de öğrenmesi gerekir. Standda durmak, ziyaretçiyle konuşmayı başlatmak ve kayıt tutmak alışkanlık ister. Bu yüzden ilk fuarda vardiya planını daha rahat kurun ve her akşam kısa bir değerlendirme yapın.

Standın ikinci fuarda tekrar kullanılıp kullanılamayacağı da ilk kararlardandır. Tekrar kullanılabilir bir sistem seçmek ilk maliyeti yükseltir, ikinci fuarda düşürür; farkı stand tipleri sayfasında karşılaştırdık. İlk fuarda not tutmak da bir alışkanlıktır. Her akşam üç satır yazın: bugün ne iyi gitti, ne kötü gitti, yarın ne değişecek. Fuar bittiğinde elinizde dört günlük bir kayıt olur ve bu kayıt, hafızadan yazılan bir rapordan çok daha kullanışlıdır. Aynı defter, ikinci yılın hazırlık listesinin ilk taslağıdır.

İlk fuarda kaç metrekare almalıyız?

Sergilenecek ürünün hacmi ve beklenen eşzamanlı görüşme sayısı belirler. Doldurulamayan alan, küçük alandan daha kötü bir izlenim bırakır.

İlk fuarda hazır paket stand yeterli olur mu?

Bütçe darsa olur, ama aydınlatma ve grafik mutlaka eklenmeli. Çıplak paket stand, salonda ayırt edilemez hâle gelir.