Fuar kontrol listesi: son iki hafta

1–10 gün

listenin sonunda kalan saha kurulum süresi

Stand tipleri

8 stand tipi

her tipin nakliye ve kurulum listesi farklı

Stand tipleri

Nakliye ve belgeler

Nakliye planı kaç araç kalkacağını değil, hangi parçanın hangi sırayla ineceğini söyler. Sahada ilk kurulan taşıyıcı yapı olduğu için son yüklenen parça ilk inecek olandır. Yükleme listesi parça numaralarıyla hazırlanır ve bir kopyası şoförde, bir kopyası saha şefinde durur.

Belgeler ayrı bir dosyadır: fuar idaresinin onayladığı stand çizimi, elektrik yük bildirimi, yüklenici listesi, varsa asma onayı ve iş güvenliği belgeleri. Yurt dışına çıkılıyorsa gümrük evrakı bu listeye eklenir ve nakliyeden önce tamamlanır.

Standın hangi parçalardan oluştuğu stand tipine göre değişir; modüler bir sistemde parça sayısı çok, hacim azdır, ahşap özel üretimde tersi geçerlidir. Belgelerin bir kopyası dijital olarak saha şefinin telefonunda durmalı; basılı dosya sahada kaybolur. Nakliye planına ayrıca aracın dönüş programı yazılır, çünkü söküm gecesi araç bulamamak son iki haftanın en pahalı ihmalidir. Atölyeden çıkış saati de listeye girer; bir gün kayması kurulum penceresini kısaltır.

Grafik, elektrik, teknik

1. Grafik baskı. Baskı fuardan en az bir hafta önce biter ve atölyede prova edilir. Yerine oturmayan bir panel sahada kesilemez.
2. Elektrik siparişi. Fuar idaresine bildirilen yük, standdaki aydınlatma ve ekranların toplamına göre hesaplanır. Sonradan artırım çoğu merkezde ek ücretle ve sınırlı olarak yapılır.
3. Su, internet, temizlik. Bunlar ayrı siparişlerdir ve son tarihi merkeze göre değişir; teknik şartnamede yayımlanır.
4. Mobilya ve kiralık ekipman. Teslim günü ve saati yazılı alınır; kurulumun hangi aşamasında geleceği önemlidir.
5. Ürün ve numune. Sergilenecek ürünlerin ağırlığı ve yerleşimi kurulumdan önce netleşmiş olmalı.

Bu beş kalemin ortak özelliği, hepsinin ayrı bir son tarihi olması ve bu tarihlerin birbirinden bağımsız işlemesidir. Tek bir tabloya yazıldığında hangi siparişin önce kapandığı görülür; ayrı ayrı takip edildiğinde biri mutlaka kaçar. Tabloyu tutan kişi, siparişlerin onay yazılarını da aynı yerde saklamalıdır. Fuar haftasında çıkan tartışmaların çoğu, verilmiş sanılan ama onayı bulunmayan siparişlerden doğar.

İnsan tarafı

Saha ekibinin isim listesi fuar idaresine bildirilir ve giriş kartları önceden çıkarılır. Kart olmadan salona girilemeyen merkezler vardır; kurulum sabahı kart bekleyen bir ekip yarım gün kaybeder. Yurt dışı fuarlarda vize ve seyahat belgeleri bu listeye eklenir.

Konaklama kurulum ekibi ile satış ekibi için ayrı planlanır. Kurulum ekibi fuardan önce gelir ve söküm gecesi kalır; satış ekibi fuar günlerinde. İkisini tek rezervasyonda toplamak, çoğu zaman ilk günü ya da son geceyi açıkta bırakır.

Son olarak personel briefingi planlanır ve kurulmuş standın içinde yapılır. Standın hangi hizmet kapsamında kurulduğunu ekiple paylaşmak da faydalıdır; kapsamı hizmet sayfamızda yazılı tutuyoruz. Son olarak bir kişi, listenin tamamını fuardan üç gün önce baştan sona okumalı. Bu okuma yeni iş çıkarmak için değil, kapanmamış maddeyi görmek içindir. Açık kalan her madde sahada çözülür ve sahada çözülen her madde hem zaman hem para harcar.

Son iki haftada tasarım değişikliği yapılabilir mi?

Yapıya dokunan bir değişiklik yapılamaz. Grafik içeriğinde küçük düzeltmeler baskı programına bağlı olarak mümkün olabilir, ama ek maliyet çıkar.

Yedek olarak sahaya ne götürülür?

Yedek aydınlatma armatürü, bağlantı elemanları, boya rötuş seti ve kritik grafik panellerin ikinci baskısı. Hepsi araca en son yüklenir.